Der Wechsel des Buchhalters gilt als unangenehm. In der Praxis scheitert er selten an der Buchhaltung selbst, sondern an drei Punkten: dem falschen Zeitpunkt, unklaren Erwartungen bei den Unterlagen und offenen Rechnungen. Wenn Sie diese drei Dinge vorher regeln, ist der Rest Routine.
Der richtige Zeitpunkt
Der sauberste Übergabepunkt ist ein abgeschlossener Zeitraum. Bei laufender Buchhaltung ist das in der Regel das Monatsende. Mitten im Monat zu wechseln bedeutet, dass zwei Stellen denselben Zeitraum bearbeiten – das erzeugt Doppelarbeit und Lücken.
Beim Jahreswechsel ist es besonders bequem, weil dann ohnehin ein Schnitt liegt. Warten Sie aber nicht künstlich bis Dezember, wenn Sie im Mai unzufrieden sind. Ein sauberer Monatsschnitt genügt.
Kündigen: meist formlos möglich
Sofern im Vertrag nichts anderes steht, reicht ein schriftliches Kündigungsschreiben. Prüfen Sie vorher zwei Punkte:
- Gibt es eine Kündigungsfrist? Bei laufender Betreuung sind vier Wochen bis drei Monate üblich.
- Ist eine Mindestlaufzeit vereinbart?
Kündigen Sie erst, wenn die Nachfolge geklärt ist. Sonst entsteht eine Lücke, in der niemand für Ihre Fristen zuständig ist.
Die Herausgabe der Unterlagen
Das ist der Punkt, der die meisten Sorgen macht – und der rechtlich am klarsten geregelt ist. Nach § 667 BGB muss Ihnen der bisherige Dienstleister alles herausgeben, was er aus der Geschäftsbesorgung erlangt hat. Ihre Belege gehören Ihnen, nicht ihm.
Praktisch brauchen Sie für die Übernahme:
- die Buchhaltungsdaten des laufenden Geschäftsjahres, idealerweise als DATEV-Export oder in einem anderen auswertbaren Format
- die Summen- und Saldenliste zum Übergabestichtag
- die offenen Posten bei Debitoren und Kreditoren
- Anlagenverzeichnis und Abschreibungen
- bei Lohn: Lohnkonten, Meldungen und die letzten Abrechnungen
- die Original- oder Digitalbelege
Ein Hinweis, der oft übersehen wird: Bei offenen Honorarrechnungen kann ein Zurückbehaltungsrecht bestehen. Begleichen Sie offene Beträge vor der Übergabe – das ist der häufigste Grund, warum Unterlagen liegen bleiben.
Wie ich das handhabe
In meinen Geschäftsbedingungen ist geregelt, dass ich Ihnen bei Vertragsende alle Unterlagen und Buchführungsdaten in einem gängigen, auswertbaren Format herausgebe. Ein Zurückbehaltungsrecht wegen offener Vergütung übe ich ausdrücklich nicht aus, wenn Ihnen dadurch ein unverhältnismäßiger Nachteil entstünde – etwa weil eine gesetzliche Frist zu platzen droht.
Das ist keine Selbstverständlichkeit, und ich halte es für den fairen Umgang: Wer wechseln möchte, soll das ohne Geiselhaft seiner eigenen Unterlagen tun können.
Was ich beim Übernehmen tue
Vor dem ersten Buchungssatz sehe ich mir an, wie der bisherige Stand aussieht: Stimmen die Salden, sind offene Posten sauber, gibt es Rückstände? Danach bekommen Sie eine kurze Einschätzung, was aufzuarbeiten ist und in welcher Reihenfolge. Erst wenn das geklärt ist, läuft die laufende Buchhaltung an.
Wenn Rückstände bestehen, ist das kein Hindernis – das ist ein eigener Arbeitsschritt, den wir getrennt planen und abrechnen.
Kurz zusammengefasst
- Nachfolge klären, dann kündigen
- Zum Monats- oder Jahresende übergeben
- Offene Rechnungen vorher begleichen
- Herausgabe der Daten in auswertbarer Form verlangen – Sie haben ein Recht darauf
- Rückstände offen ansprechen statt verschweigen
Zum Umfang meiner Tätigkeit: Ich buche laufende Geschäftsvorfälle – im Rahmen des § 6 Nr. 3 und 4 StBerG. Den Jahresabschluss und die Steuererklärung übernimmt Ihre Steuerkanzlei; mit dieser arbeite ich gern direkt zusammen.