Zum 1. Januar 2025 hat die E-Rechnung im Geschäftsverkehr zwischen Unternehmen begonnen – zunächst mit einer Pflicht, die kaum jemand bemerkt hat: Man musste E-Rechnungen nur empfangen können. Ausstellen durfte weiterhin jeder auf Papier oder als PDF.
Diese Schonzeit endet. Für Umsätze, die nach dem 31. Dezember 2026 ausgeführt werden, greift die nächste Stufe. Wer jetzt nichts vorbereitet, steht im Januar unter Zeitdruck.
Der Fahrplan in drei Stufen
Seit 1. Januar 2025 – Empfangen. Jedes inländische Unternehmen muss E-Rechnungen entgegennehmen und verarbeiten können. Eine E-Mail-Adresse genügt technisch; die Rechnung muss aber auch lesbar gemacht und aufbewahrt werden.
Ab 1. Januar 2027 – Ausstellen für größere Betriebe. Unternehmen mit einem Vorjahresumsatz über 800.000 Euro müssen E-Rechnungen im B2B-Geschäft ausstellen. Papier und PDF sind dann keine ordnungsgemäßen Rechnungen mehr.
Ab 1. Januar 2028 – Ausstellen für alle. Die Umsatzgrenze entfällt. Auch kleine Betriebe müssen dann E-Rechnungen ausstellen.
Für Betriebe mit bis zu 800.000 Euro Vorjahresumsatz bedeutet das: Sie haben noch ein Jahr länger Zeit, nämlich bis Ende 2027. Empfangen müssen Sie aber schon längst können.
Was eine E-Rechnung ist – und was nicht
Der häufigste Irrtum: Ein PDF im E-Mail-Anhang ist keine E-Rechnung. Auch nicht, wenn es eingescannt, digital signiert oder besonders ordentlich aussieht.
Eine E-Rechnung im Sinne des Gesetzes ist ein strukturierter Datensatz, den eine Software ohne Zwischenschritt auslesen kann. Maßgeblich ist die europäische Norm EN 16931. In Deutschland erfüllen das zwei Formate:
- XRechnung – reines XML, im öffentlichen Auftragswesen längst Standard. Für Menschen ohne Hilfsprogramm nicht lesbar.
- ZUGFeRD ab Version 2.0.1 – ein PDF, in das der strukturierte Datensatz eingebettet ist. Sie sehen weiterhin eine normale Rechnung, die Software liest den Datenteil.
Für kleine Betriebe ist ZUGFeRD meist der angenehmere Weg, weil das Dokument für alle Beteiligten lesbar bleibt.
Was das praktisch bedeutet
Für den Empfang. Prüfen Sie, ob Ihre Ablage strukturierte Rechnungen verarbeitet oder ob sie nur den PDF-Teil ablegt. Bei ZUGFeRD ist das eine echte Falle: Es sieht aus wie ein PDF, und der Datenteil geht beim Ausdrucken verloren. Aufzubewahren ist die Originaldatei, nicht der Ausdruck.
Für den Versand. Wenn Sie heute Rechnungen aus Word oder einem Vorlagendokument schreiben, wird das nicht genügen. Sie brauchen ein Programm, das eines der beiden Formate erzeugt. Die meisten gängigen Rechnungs- und Warenwirtschaftsprogramme können das inzwischen – oft muss die Funktion nur eingeschaltet werden.
Für die Aufbewahrung. Der strukturierte Teil unterliegt den Aufbewahrungspflichten und muss unveränderbar und maschinell auswertbar vorgehalten werden. Ein Ordner mit Ausdrucken erfüllt das nicht.
Wo die Pflicht nicht greift
Nicht betroffen sind Rechnungen an Privatkunden. Wer ausschließlich an Endverbraucher verkauft, kann weiter wie bisher abrechnen.
Ebenfalls ausgenommen sind Kleinbetragsrechnungen und Fahrausweise. Für Kleinunternehmer nach § 19 UStG gelten Erleichterungen beim Ausstellen – empfangen müssen aber auch sie können.
Was ich dafür tue
In der BBI E-Akte werden eingehende XRechnungen und ZUGFeRD-Dateien erkannt, ausgelesen und der Buchhaltung zugeordnet – einschließlich der Prüfung, ob die Pflichtangaben vollständig sind. Sie sehen die Rechnung wie gewohnt, im Hintergrund wird der strukturierte Datensatz verarbeitet und revisionssicher abgelegt.
Wenn Sie selbst umstellen möchten, sehe ich mir gern an, was Ihr jetziges Programm kann. Häufig ist weniger nötig als befürchtet.
Ein ehrlicher Hinweis zum Schluss
Dieser Beitrag beschreibt die gesetzliche Lage, wie sie ist – das ist Sachinformation, keine Steuerberatung. Ob und ab wann die Pflicht Ihren Betrieb trifft, hängt von Ihrem Vorjahresumsatz und Ihrer Kundenstruktur ab. Diese Einordnung nimmt Ihre Steuerkanzlei vor; als Bilanzbuchhalterin darf ich sie nicht vornehmen (§ 6 Nr. 3 und 4 StBerG).
Was ich übernehmen kann: die praktische Seite – Belege, Formate, Ablage und die laufende Buchhaltung.
Erstgespräch vereinbaren · kostenfrei, Mo–Fr zwischen 8:30 und 14:30 Uhr.