Die meisten Buchhaltungsbüros arbeiten so: Sie bringen Ihre Unterlagen hin oder laden sie hoch, und einige Tage später kommt die Auswertung zurück. Das funktioniert gut – für die meisten. Für manche Betriebe funktioniert es nicht.
Dann komme ich zu Ihnen.
Für wen das sinnvoll ist
Wenn Unterlagen aus rechtlichen Gründen im Haus bleiben müssen. Das betrifft etwa Betriebe mit Verschwiegenheitspflichten gegenüber ihren eigenen Kunden – Arztpraxen, Kanzleien, Pflegedienste. Wenn Patientendaten oder Mandantenakten auf Belegen stehen, ist der Weg nach draußen heikel.
Wenn Originale ständig gebraucht werden. Handwerksbetriebe, bei denen Lieferscheine und Aufmaße gleichzeitig für die Nachkalkulation gebraucht werden. Wenn Unterlagen zwei Wochen unterwegs sind, blockiert das den Betrieb.
Wenn ein Vorsystem im Haus steht. Kassensysteme, Warenwirtschaft, Zeiterfassung – vieles lässt sich schlecht exportieren und leichter direkt am Gerät auslesen.
Wenn es schlicht Vertrauenssache ist. Manche Inhaber möchten wissen, wo ihre Zahlen sind. Das ist ein legitimer Grund, kein irrationaler.
Wie es praktisch abläuft
Wir vereinbaren einen festen Rhythmus – meist ein halber oder ganzer Tag im Monat, bei größerem Umfang wöchentlich. Ich arbeite an Ihrem Platz oder an einem freien Schreibtisch, mit meinem Notebook und Ihrem Belegbestand.
Was dabei anders läuft als bei der Fernbetreuung:
- Rückfragen werden sofort geklärt. Der häufigste Zeitfresser in der Buchhaltung sind Belege ohne erkennbaren Zusammenhang. Vor Ort frage ich kurz nach, statt eine Liste zu schicken und drei Tage zu warten.
- Nichts geht verloren. Kein Transport, kein Postweg, keine Sendung, die niemand zuordnen kann.
- Sie sehen, was passiert. Wer möchte, schaut zu und lernt nebenbei, worauf es beim Belegwesen ankommt.
Am Ende des Termins wissen Sie, wo Sie stehen. Die Auswertungen liegen danach in der E-Akte oder auf Wunsch auf Papier vor.
Was das kostet
Die Arbeitszeit rechne ich zu denselben Sätzen ab wie im Büro. Hinzu kommen Fahrtkosten, die wir vorher abstimmen – innerhalb der Bergstraße hält sich das in engen Grenzen, weil die Wege kurz sind. Zwingenberg, Bensheim, Heppenheim, Lorsch und Einhausen liegen alle innerhalb weniger Kilometer.
Ehrlich gesagt: Vor-Ort-Arbeit ist in der Regel etwas teurer als Fernbetreuung, weil die An- und Abfahrt dazukommt. Der Aufschlag ist überschaubar, aber er ist da. Wenn Ihre Unterlagen problemlos außer Haus dürfen, ist die klassische Betreuung günstiger – das sage ich Ihnen dann auch.
Datenschutz: was Sie beachten sollten
Auch bei Arbeit im Haus verarbeite ich personenbezogene Daten in Ihrem Auftrag – etwa Lohndaten Ihrer Mitarbeiter. Dafür schließen wir vor Beginn einen Vertrag über die Auftragsverarbeitung nach Art. 28 DSGVO. Das ist keine Formalie, sondern Pflicht, und es schützt Sie ebenso wie mich.
Praktisch bedeutet Vor-Ort-Arbeit für den Datenschutz sogar eine Vereinfachung: Weniger Übertragungswege heißt weniger Angriffsfläche. Ein Karton, der nie das Gebäude verlässt, kann auch nicht im falschen Auto liegen bleiben.
Für alles, was doch übermittelt wird, nutze ich die verschlüsselte E-Akte statt unverschlüsselter E-Mail.
Wo die Grenze verläuft
Auch vor Ort ändert sich nichts am gesetzlichen Rahmen: Ich buche laufende Geschäftsvorfälle – § 6 Nr. 3 und 4 StBerG. Den Jahresabschluss und die Steuererklärung macht Ihre Steuerkanzlei.
Das ist beim Vor-Ort-Termin sogar praktisch: Ich kann die Unterlagen so aufbereiten, dass die Kanzlei direkt weiterarbeiten kann, statt Rückfragen zu stellen.
Kommt für Sie in Frage?
Am schnellsten klärt sich das im Gespräch. Wenn Sie mögen, komme ich für das Erstgespräch gleich vorbei – dann sehe ich die Ausgangslage und kann konkret einschätzen, wie viel Zeit ein Termin braucht.
Erstgespräch vereinbaren · kostenfrei und unverbindlich, Mo–Fr zwischen 8:30 und 14:30 Uhr.