„Das mache ich abends selbst, das kostet ja nichts." Diesen Satz höre ich oft. Er stimmt kassentechnisch – und ist trotzdem meistens falsch. Diese Rechnung soll helfen, ehrlich zu vergleichen. Auch dann, wenn das Ergebnis lautet: Machen Sie es weiter selbst.
Der Denkfehler: Zeit ohne Preisschild
Wer die eigene Buchhaltung macht, zahlt kein Honorar. Er zahlt mit Zeit – und die hat einen Wert, nämlich das, was er in derselben Zeit sonst verdient hätte.
Ein Beispiel mit runden Zahlen. Ein Handwerksbetrieb braucht monatlich rund sechs Stunden für Belege sortieren, erfassen, Kontoauszüge abgleichen und Rückfragen klären. Das sind 72 Stunden im Jahr, also knapp zwei volle Arbeitswochen.
Wenn eine abrechenbare Stunde im Betrieb 60 Euro bringt, sind diese 72 Stunden 4.320 Euro entgangener Umsatz – vorausgesetzt, die Zeit ließe sich tatsächlich mit Aufträgen füllen. Genau das ist der Punkt, an dem die Rechnung kippt oder eben nicht.
Wann sich Auslagern nicht lohnt
Ich sage das ungern, weil es gegen mein eigenes Geschäft spricht – aber es stimmt:
Wenn Ihre Auftragslage die Zeit nicht auffüllt. Wer ohnehin Leerlauf hat, verliert durch selbst gemachte Buchhaltung nichts. Der entgangene Umsatz ist dann rechnerisch null.
Wenn der Umfang sehr klein ist. Zwanzig Belege im Monat, ein Bankkonto, keine Mitarbeiter – das ist in einer Stunde erledigt. Dafür lohnt kein externer Dienstleister.
Wenn Sie es gern machen. Manche Inhaber wollen die Zahlen im Griff haben und finden die Arbeit angenehm. Dagegen ist nichts zu sagen.
Wann es sich lohnt
Wenn die Buchhaltung liegen bleibt. Das ist der häufigste Fall. Nicht weil es zu schwer wäre, sondern weil es immer die unbeliebteste Aufgabe ist. Aus „mache ich am Wochenende" werden drei Monate Rückstand, und dann kostet die Aufarbeitung mehr als die laufende Betreuung gekostet hätte.
Wenn Sie nicht wissen, wie Sie stehen. Wer erst beim Jahresabschluss erfährt, wie das Jahr gelaufen ist, kann nicht steuern. Eine laufende Auswertung ist der eigentliche Nutzen, nicht das Buchen an sich.
Wenn die Kanzlei nachfragt. Wenn Ihr Steuerberater regelmäßig Rückfragen stellt oder aufräumen muss, zahlen Sie dafür bereits – nur an anderer Stelle und zu höheren Sätzen.
Der Mittelweg, den viele übersehen
Es ist keine Entweder-oder-Entscheidung. Häufig ist die sinnvollste Aufteilung:
- Sie erledigen, was ohnehin bei Ihnen anfällt: Rechnungen schreiben, Belege einsammeln und grob sortieren
- Ich übernehme das Erfassen, Kontieren und den Zahlungsabgleich
- Die Kanzlei macht Jahresabschluss und Steuererklärung
Damit zahlen Sie nur für den Teil, der wirklich Fachwissen braucht. Und die halbe Stunde, die Sie beim Sortieren investieren, senkt meine abgerechnete Zeit spürbar – dazu gibt es eine eigene Anleitung.
So rechnen Sie es für sich durch
Vier Fragen genügen:
- Wie viele Stunden im Monat kostet Sie die Buchhaltung heute wirklich? Ehrlich messen, nicht schätzen – die meisten unterschätzen sich um die Hälfte.
- Was bringt Ihnen eine abrechenbare Stunde?
- Lässt sich die frei werdende Zeit tatsächlich mit Aufträgen füllen?
- Wie hoch ist das Risiko, das Sie tragen – Fristen, Meldungen, Nachzahlungen?
Wenn Frage 3 mit Nein beantwortet wird, bleiben Sie beim Selbermachen. Wenn ja, ist die Rechnung meist eindeutig.
Eine Orientierung zu meinen Sätzen finden Sie im Preisrechner und ausführlicher im Beitrag Was kostet ein Buchhaltungsbüro.
Was ich nicht kann
Der Vollständigkeit halber: Ich buche laufende Geschäftsvorfälle (§ 6 Nr. 3 und 4 StBerG). Jahresabschluss, Steuererklärungen und steuerliche Gestaltung bleiben Ihrer Kanzlei vorbehalten. Rechnen Sie deren Honorar in Ihren Vergleich mit ein – es fällt in beiden Szenarien an.
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